IT資産管理を行う2つの方法
資産管理には、ツールを使う方法と、エクセル台帳で行う方法の2種類があります。こちらでは、IT資産管理を行う2つの方法について紹介しているので、参考にしてみてください。
Excel台帳を作成して管理する
固定資産管理を始める場合、Excelを使用するのが一般的です。シンプルな操作で管理台帳を作成できますし、キーボードで入力するだけで固定資産を管理できます。
Excelは、固定資産管理以外の業務でも幅広く使用できるツールですので、
既にExcelが入っているPCであれば、導入コストもかかりません。
基本的な操作であれば特にスキルがいらないというのもメリットの一つといえるでしょう。
また、Excelで作成した管理台帳はオンラインでも共有できることから、組織全体で共有することはもちろん、税理士にもスムーズに共有が可能です。
一方、Excelでの固定資産管理は、
簡単にコピーできるためデータが流出したり、紛失したりするリスクがあるところがデメリット。また、人的な入力ミスが発生する恐れもあります。
Excelでの台帳管理はこんな人におすすめ
以上のことから、コストをかけずに固定資産管理を行いたい場合は、Excel を利用するのがおすすめです。ただし、入力に関する規則などを決めておかないと、管理どころかデータが流出にもつながりかねませんので、注意が必要をしましょう。
資産管理システムを導入して管理する
資産管理システムを導入する場合、紙やExcelで管理する以上に大きなコストがかかります。中小企業向けのパッケージシステムなどもありますが、その場合でも最低でも数十万円はかかるケースがほとんど。ただ資産管理システムなら、数万件の大量のデータでもスムーズに処理でき、システム間の連携も取れるので、固定資産管理にかかる手間を削減できます。
そのため、紙やExcelではなく資産管理システムを導入すれば、大幅な業務効率アップが期待できます。
資産管理について大切なのは、
自社の現状や方針にどのシステムが合っているかを見極めることです。紙、Excel、資産管理システム、どれを利用するにしても、事前によく検討する必要があるでしょう。
資産管理システムでの台帳管理はこんな人におすすめ
資産管理システムは、導入コストはかかりますがシステム間の連携も取れることから、大幅に業務効率をアップさせることができます。そのため、大量のデータもスムーズに処理したい企業におすすめです。
当サイトでは、無駄なコストをかけない資産管理システムの選び方について解説しています。資産管理について、どのツールを選ぶべきか検討中の方は、資産管理の中でも特に重要な機能である「台帳管理」と「ライセンス管理」があるシステムを確認してみましょう。
台帳管理とライセンス管理ができる
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