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エクセル台帳で資産管理を行うメリット・デメリット

このページでは、エクセル台帳で資産管理を行うメリット・デメリットについてまとめています。Excel台帳から資産管理システムへの移行を検討している方は、システムを導入することで改善できるデメリットを確認してみましょう。

ExcelでIT資産管理を行うメリット

コストがかからない

Excelで備品管理をする時のメリットは、費用をかけずに導入・運用できることが挙げられます。Excelは、ほとんどの企業が標準ソフトとして利用しているので、追加でコストをかけることなく導入することが可能です。

パソコンにプリインストールされているものもありますが、Excelをpcに新たにインストールする場合でも、新たなシステムを開発することやシステムの導入費と比べれば、大幅に費用を抑えられるでしょう。
「紙台帳での管理にはストレスを感じるけど、備品管理になるべく費用をかけたくない」と考える企業には、ExcelでのIT資産管理をおすすめします。

専門知識がなくても比較的スムーズに行える

Excelは、ほとんどの企業が標準ソフトとして利用していると前述しましたが、基本的な操作であれば高度なITスキルが必要ないのもメリットの一つ。関数やマクロといった難しいことはできなくても、起動して文字や数字を入力し、保存したり、フォルダの場所を移動したりすることは、比較的誰でも簡単に行える操作でしょう。

このように、Excelは一般的なITスキルのみで簡単に扱えますので、誰でも固定資産管理を行うことができます。
仮に、新たなシステムを導入する場合、従業員が操作に慣れるまでに時間がかかることはもちろん、システムによっては従業員の一般的なITスキルでは対応できない場合が出てきます。しかし、Excelであれば、すでに多くの従業員が操作方法を知っているため、専門知識がなくても比較的スムーズに導入することができます。

管理項目の追加が簡単

Excelでは、簡単な操作で定型の管理項目を追加できるところも魅力です。新たに管理したい項目が出てきたら、何回かクリックするだけで修正することができます。紙の備品管理台帳と比較すると、Excelの方が圧倒的に管理しやすいといえるでしょう。

ある程度専門的な知識が必要となりますが、Excelの関数やマクロ組み込み機能を活用すれば、手入力や計算にかかる手間を大きく削減することも可能。人的ミスを極力なくし、より効率的に管理するためにも、Excelの関数やマクロ機能の活用をおすすめします。

ExcelでIT資産管理を行うデメリット

人的ミスが起きやすい

Excelでは、人の手で情報を入力するため、人的ミスが起きやすいです。厳しい運用ルールを定めておかないと、それぞれの従業員が違うやり方、違う表記で情報を入力してしまうことになり、情報の検索性にも影響します。

固定資産台帳は、すべての固定資産情報を登録する他、必要な時に必要な情報を検索して抜き出すという役割も担っていますが、入力ミスや表記の違いがあれば、業務に支障をきたす恐れも出てきます。

複数人での利用が難しい

全社規模でエクセル台帳を共有する場合、いくつかの問題があります。Excelにはセキュリティ制限を付加することが難しいので、閲覧する場合、特定の行やセルのみを閲覧できるわけではありません。台帳を分ける方法もありますが、管理が大変になってしまうため、大人数での共有には不向きです。

また、複数人が同時に編集することも難しく、多数の拠点からファイルサーバを閲覧することも困難ですので、運用環境によってはかなり制限されてしまうケースもあります。

セキュリティが弱く、データ流出のリスクがある

Excelで固定資産管理を行う場合、データを簡単にコピーできてしまうため、データが紛失したり、流出したりする危険があります。気付かないうちに情報を持ち出されてしまったり、操作ミスによって台帳の内容の一部を削除してしまったり、誤送信による情報漏えいなども想定されます。

このような事態を防ぐためには、操作を行うすべての従業員に運用ルールを徹底しなければいけません。Excelでの固定資産管理を導入する際は、慎重に検討する必要があります。

編集チームのまとめ

ExcelでIT資産管理を行うメリットには、コストがかからない、専門知識がなくても操作できる、管理項目を簡単に追加できるという点があります。一方のデメリットには、人的ミスが起きやすい、複数人での共有が困難、データ流出のリスクがあるという点が挙げられます。資産管理システムの導入を検討しているのであれば、自社の目的に適した方法を検討してみましょう。

当サイトでは、無駄なコストをかけない資産管理システムの選び方について解説しています。資産管理について、どのツールを選ぶべきか検討中の方は、資産管理の中でも特に重要な機能である「台帳管理」と「ライセンス管理」があるシステムを確認してみましょう。

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