資産管理の必要性とは？
こちらでは、IT資産を把握して無駄なコストの削減をしたり、ライセンス違反を防止したり、情報漏洩・セキュリティーリスクを回避したりすることで社員の労働状況が見えるようになり、働き方改革にもつながるなど、資産管理の必要性を解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
IT資産を把握し、無駄なコストの削減
ハードウェア情報、ソフトウェアを管理することができるIT資産管理は、DX推進の基盤にもなりえます。デバイスをデジタル管理することで必要な数のデバイスだけ所持することにもなり、有償のソフトウェアのライセンスもデジタルで管理すれば、無駄なコストを削減することが可能です。
IT資産を把握することで無駄を排除することができ、浮いたコストを別のことに用いることができます。適切なソフトウェア・デバイスの数を把握できることで、DXを推進するにはIT資産管理は必須といえるでしょう。
ライセンス違反の防止
厳密に管理されるべきソフトウェア・ライセンス。万が一、不正コピーされたソフトウェアを使っている場合はライセンス違反となり、罰金などが科される恐れが出てきます。それだけでなく、不正利用をすることで企業の信頼を失いかねません。
このような事態を防ぐため、ライセンス内容はしっかりと正確に把握する必要があります。IT資産管理をきちんと行い、どのソフトウェアがどのようなライセンスで何台のデバイスにインストールできるのかを確認すると同時に、現状何台にインストールされているのかを把握することで、ライセンス違反にも対応できます。
情報漏洩・セキュリティーリスク回避
従業員個人の判断で勝手にソフトウェアをインストール・アンインストールしない、OSのアップデートを勝手に行わないなどのルールを明確にし、IT資産管理を適切にできていれば、従業員が無用な責任やリスクを負うことは少なくなるでしょう。監視や管理の体制が整っていれば、従業員の人的ミスによって起こりうる情報漏洩や、意図的ではない情報漏洩にも対応しやすくなるというメリットもあります。
同様に、USBメモリ・部記憶装置にコピーできないようにしておく、ファイルへのアクセス権限を設定しておくなどするとファイルの持ち出しができなくなり、情報漏洩と内部不正の両方の対策に効果的です。
社員の労働状況が可視化でき、働き方改革に繋がる
IT資産管理は、働き方改革のためにも必要な考え方です。なぜなら、IT資産の管理を徹底することでPCのアクセス状況やログが明らかになり、サービス残業や仕事の持ち帰りを防止できるからです。
逆に、IT資産管理の技術や考え方を受け入れずには、この先企業が生き抜くのは難しいといえます。古いOSや古いデバイスを使い続け、今までこうしてきたからこれからも変える必要はないなどという古い考え方は、セキュリティー的にも働き方改革の観点からも決して良くはないので、時代に合わせた資産管理を行っていく必要があるでしょう。
編集チームのまとめ
以上の事から、資産管理の必要性が見えてきたと思います。正しい知識をもち、適切に運用することが資産管理システムを上手に活用するコツともいえるでしょう。
当サイトでは、無駄なコストをかけない資産管理システムの選び方について解説しています。資産管理について、どのツールを選ぶべきか検討中の方は、資産管理の中でも特に重要な機能である「台帳管理」と「ライセンス管理」があるシステムを確認してみましょう。
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