IT資産管理システム導入前後の注意点
このページでは、資産管理システム導入前後の注意点や確認すべき点について解説しています。具体的には、自社の目的に合った機能・提供形態か、法改正に対応しているシステムかなどをまとめているので、資産管理システムの導入を検討しているのであれば、事前に確認しておきましょう。
IT資産管理システム導入前に確認すべきこと
自社の目的に合った機能・提供形態であるか
せっかく資産管理システムを導入しても、提供形態や機能が自社の目的と合っていなければ資産管理システムを導入する意味がありません。
導入後に目的とのズレに気が付いても解決できないので、windows/macなどに対応している端末なのかなどを確認するのはもちろん、検討段階で自社の目的を果たせる機能が搭載されているかどうかを、しっかりと確認しましょう。
法改正に対応しているシステムであるか
資産管理は、法改正の多い分野といわれています。ほとんどの企業が資産管理システムを活用して法改正に対応しているですが、中にはこの法改正に対応できないシステムも存在します。
法改正に対応していないシステムの場合、自社でシステムを改修する必要があり手間がかかるので、注意が必要です。
自社で利用している他システムと連携できるか
一般的に資産管理システムは、会計ソフト・現物管理システムと連携させて利用する場合が多いです。システムを連携させることで業務を効率化できますが、そもそも連携に対応していなかったり、システム同士の相性が悪いと正しい処理ができなかったりするケースがあるので、注意しましょう。
導入時や運用にかかるコストは予算内であるか
固定資産管理システムは業務効率をアップさせるツールですが、予算オーバーしているシステムの場合は使い続けることが難しいでしょう。そのため、やみくもに導入するのではなく、自社に必要な機能を効率的に導入することで予算オーバーを防ぎ、コストを調整する必要があります。
IT資産管理システム導入後に確認すべきこと
社内で運用ルールを作り、社員に共有する
IT資産管理システムを導入したら、社内の運用ルールを作り、全社員がルールに従って運用できるようにしましょう。システムを社内で適切に活用するためにも、全員がシステムについて正しく理解し、運用ルールに従って利用して行くことが大切です。
導入後も年に数回棚卸しを行う
資産管理システムを導入していても棚卸は大事です。廃棄したはずの現物が残っていたりなどという事態にならないよう、年に1～2回は現物を見て、システム上の固定資産データと一致しているかを必ず確認しましょう。
当サイトでは、無駄なコストをかけない資産管理システムの選び方について解説しています。資産管理について、どのツールを選ぶべきか検討中の方は、資産管理の中でも特に重要な機能である「台帳管理」と「ライセンス管理」があるシステムを確認してみましょう。
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